Khi nào nên dùng email hoặc điện thoại cho công việc?

Nhiều người cho rằng email và điện thoại có chức năng như nhau trong công việc, nhưng thực tế mỗi phương thức liên lạc đều có ưu, nhược điểm riêng.

Trường hợp nên sử dụng email

Dùng email để cung cấp văn bản, giấy tờ: Đây là một công cụ hữu ích nếu bạn cần lưu trữ, gửi hồ sơ, tài liệu quan trọng cho một hoặc nhiều đối tác. Bên cạnh đó, nếu cần tóm tắt một báo cáo hoặc trình bày các đề xuất với sếp, đối tác, email là cách thông tin hữu hiệu, đầy đủ và chính xác nhất.

Xác nhận thông tin: Một cách khác để sử dụng email là dùng như văn bản xác nhận. Điều này hơi giống với một biên bản hay ghi nhớ, nhưng trong tình huống này, bạn cần viết một tin nhắn cụ thể, đầy đủ thông tin và chờ đối phương phản hồi sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng.

Người dùng cũng có thể sử dụng email để xác nhận các chuyến đi, tham dự cuộc họp hoặc đưa ra những quyết định quan trọng.

Chia sẻ thông tin: Theo chuyên gia nghề nghiệp, email là một phương tiện chia sẻ thuận tiện, linh hoạt các văn bản, link liên kết, file PDF, hình ảnh... đến người cần. Trong khi đó, người nhận cũng dễ dàng xem lại và nghiên cứu thông tin.

Quản lý thời gian: Email có thể trở nên hữu ích nếu bạn đang làm việc với những người ở múi giờ hay lịch trình khác nhau. Người nhận có thể xem lại tin nhắn vào thời gian thích hợp và liên lạc lại theo lịch trình của bản thân.

Nhưng cần phải nhấn mạnh, thông tin gửi qua email không nhất thiết phải phản hồi ngay lập tức mà là tạo ra một tình huống giao tiếp tốt, để cả người gửi và nhận có được những thông tin đầy đủ cùng thời gian phản hồi phù hợp.

Trường hợp nên sử dụng điện thoại?

Một số người cho rằng giao tiếp qua email hiệu quả như giọng nói, nhưng các nghiên cứu lại chứng minh điều ngược lại. Năm 2021, các nhà nghiên cứu Amit Kumar và Nicholas Epley đã phát hiện tương tác bằng giọng nói như điện thoại, trò chuyện thoại hay video tạo mối liên kết xã hội mạnh mẽ hơn các cách thức khác. Nói cách khác, nói chuyện thay vì gửi email hoặc nhắn tin sẽ có những lợi ích cực về mặt xã hội. Cụ thể:

Lấy thông tin nhanh: Bạn có thể nghe điện thoại ở mọi nơi, mọi lúc để xác nhận bảo mật thông tin, cập nhật tài khoản, thay đổi mật khẩu thay vì chờ đợi phản hồi qua email.

Xây dựng mối quan hệ: Không có gì thay thế được việc giao tiếp, xây dựng mối quan hệ với ai đó trực tiếp. Qua giao tiếp điện thoại, bạn có thể nghe thấy giọng nói, ngữ điệu, biểu cảm, ngữ điệu của đối phương. Đây là cách giao tiếp khác biệt hoàn toàn so với email chỉ đơn thuần là gửi nội dung.

Thống báo lịch trình làm việc đột xuất: Với những việc gấp cần được thông báo và thực hiện ngay, gọi điện thoại là điều cần thiết. Hơn thế, bạn có thể nhận cuộc gọi ở bất cứ nơi nào, chỉ cần có sóng điện thoại.

Còn nếu gửi mail, chưa chắc đối phương đã nhận được nếu không online.

Dùng trong cuộc trò chuyện tế nhị: Đôi khi nói chuyện qua điện thoại tốt hơn gửi mail bởi bạn có thể đưa ra ý tưởng mới bộc phát, tâm sự thầm kín hoặc quyết định nào đó mà không muốn lưu lại dấu vết dưới dạng email hoặc tin nhắn.

Chưa kể, âm lượng, nhịp điệu và kiểu nói giúp người nghe hiểu thêm về bạn, thiện chí muốn biểu lộ và tránh được những sự hiểu lầm không đáng có nếu chỉ dùng câu chữ.